Mengulik Konsep Project Management Beserta Tahapan dan Skillnya!

Project management (manajemen proyek) punya peranan yang penting bagi keberlangsungan bisnis.

Baik bisnis yang berskala kecil, menengah dan besar. Proyek yang besar pastinya butuh tujuan dan fokus yang terarah.

Setiap pelaku bisnis butuh seseorang yang pandai menangani proyeknya dimulai dari tahapan inisiasi hingga proyek tersebut telah diselesaikan.

Penerapan project management dapat membantu perusahaan menentukan prioritas dan tujuan dari proyek tersebut.

Pengawasan terhadap project planning dan pembagian tugas mampu mempertajam munculnya tanda risiko potensial.

Bila risiko tersebut tidak diatasi dengan baik, tim akan berakhir memprioritaskan tugas-tugas bisnis yang salah.

Sebuah perusahaan konsultan, Bain & Company melaporkan bahwa sebagian besar pekerjaan akan berbasis proyek pada tahun 2027.

Maka kebutuhan akan tenaga profesional Project Manager sangat dibutuhkan untuk menangani situasi proyek yang penuh dengan risiko.

Pentingnya project management bukan sekedar adanya proses perencanaan, pembagian tugas, waktu serta budget yang dihabiskan untuk menjalankan suatu proyek.

Namun, bagaimana sebuah proyek itu bisa berlanjut dan berjalan sesuai dengan timeline yang telah ditetapkan.

Nah, biar sobat Rakamin lebih paham lagi tentang konsep Project Management, jangan skip artikel berikut ini ya.

Kali ini kita kulik bareng seputar konsep Project Management beserta tahapan dan skillnya!

Pengertian Project Management

Sebelum kita bahas lebih jauh tentang project management, kita harus tahu definisinya dulu nih sobat Rakamin.

Dilansir dari Investopedia, manajemen proyek atau disebut project management adalah metode perencanaan sumber daya yang bisa digunakan perusahaan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Terdapat berbagai proses yang dimulai dari inisiasi, pembentukan strategi, pelaksanaan, pengawasan hingga penutupan.

Definisi lain terkait dengan project management dikemukakan oleh Krajewski, Ritzman dan Malhotra (2013) bahwa manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan (sumberdaya) yang penting untuk menyelesaikan proyek.

Sederhananya manajemen proyek merupakan suatu kombinasi antara sumber daya manusia dengan sumber daya selain manusia yang digunakan di dalam organisasi untuk mencapai tujuan dari organisasi atau bisnis.

Perbedaan Project dan Management

Proyek (project) dalam istilah ekonomi adalah suatu kegiatan yang memanfaatkan modal atau faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan mendapatkan keuntungan setelah jangka waktu tertentu.

Melalui adanya proyek maka manusia sebagai aktor dalam jalannya proyek akan meningkatkan kesejahteraannya.

Hal ini berbeda dengan istilah proyek yang dilihat dari orientasi bisnis.

Proyek merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam sekali jalan dimulai dari satu titik awal dan diakhiri dengan titik akhir yang berpegang dalam waktu.

Dengan demikian, apabila digabungkan menghasilkan pengertian bahwa manajemen proyek merupakan sebuah tahapan yang dipimpin oleh project manager.

Dalam membuat kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan dengan tepat waktu.

Manajemen proyek begitu populer karena pendekatan yang digunakan dalam manajemen proyek sangat cocok bagi lingkungan dinamis dan membutuhkan fleksibilitas serta respon yang tanggap.

Aspek manajemen sangat penting bagi setiap jenis usaha.

Dalam penggunaannya dipakai untuk aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian.

Kalau sobat Rakamin belajar tentang seluk-beluk ilmu manajemen, maka istilah ini dikenal dengan POAC (Planning, Organizing, Actuating and Controlling).

Penerapan project management dilakukan dengan tidak memandang jenis, tujuan maupun rumitnya aktivitas tersebut.

Tahapan Dalam Melakukan Project Management

Ketika project manager melaksanakan sebuah proyek, pastinya tidak terlepas dari adanya proses yang berperan didalamnya.

Berikut adalah tahapan yang dilakukan dalam project management:

Permulaan atau Inisiasi

Tahapan pertama yang dilakukan adalah inisiasi proyek.

Disini project manager melakukan kegiatan seperti menyusun rencana dan tujuan proyek, ruang lingkup proyek, pemilihan manajer proyek.

Bukan cuma itu, mereka juga mempertimbangkan risiko yang muncul apabila proyek akan dijalankan, alokasi anggaran yang dibutuhkan dalam menjalankan proyek serta waktu dimulai hingga selesainya proyek.

Dalam tahap permulaan tentunya menentukan tujuan proyek adalah hal yang paling penting.

Besar kecilnya proyek yang dijalankan kalau tujuannya tidak settle maka akan mengakibatkan anggaran yang dikeluarkan menjadi sia-sia.

Perencanaan

Tahap inisiasi selesai, berlanjut ke tahap perencanaan.

Setelah menimbang-nimbang beberapa variabel yang penting dalam menjalankan sebuah proyek maka perencanaan menjadi tahap kedua dalam project management.

Manajer proyek melakukan rancangan tentang keseluruhan kegiatan dari tahap awal hingga tahap akhir.

Ingat, dalam tahap perencanaan ini pastikan bahwa kamu sebagai project manager atau inisiator memiliki pertimbangan yang tegas soal waktu.

Ada tiga waktu yang paling mungkin dilakukan yaitu waktu optimis, waktu realistis dan waktu pesimis.

Waktu optimis apabila proyek selesai lebih maju dibandingkan dengan timeline yang telah ditetapkan.

Waktu realistis apabila proyek selesai tepat dan sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

Selanjutnya waktu pesimis apabila proyek yang dijalankan mundur dari timeline yang seharusnya.

Dalam tahap perencanaan ini, project manager mempertimbangkan rancangan yang lebih rinci.

Mulai dari berapa sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam menjalankan suatu proyek, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek (bisa dalam hitungan hari/bulan/tahun).

Apakah ada sumber daya eksternal yang berpartisipasi dalam proyek anda (ex: vendor, supplier dsb), perancangan timeline yang spesifik setiap tahapan proyek beserta pertimbangan waktunya.

Dalam tahap ini, stakeholder juga dilibatkan dalam melakukan pertimbangkan dan estimasi proyek.

Pelaksanaan

Setelah banyak rencana ini dan itu, tibalah saatnya masuk ke dalam tahap action.

Seorang project manager memiliki tanggung jawab untuk memantau apakah proyek yang dijalankan sesuai dengan yang diharapkan?

Pastikan juga untuk mengalokasikan dana sesuai dengan anggaran yang tersusun dalam rencana anggaran biaya.

Pada tahap ini benar-benar diperhatikan betul terkait pemilihan SDM yang akan berpartisipasi dalam mengerjakan proyek, menunjuk team leader dan siapa penanggung jawab setiap proyek, menjalin kerjasama dengan pihak vendor maupun supplier demi keberlangsungan proyek.

Jumlah orang juga pastinya menjadi hal yang dipertimbangkan agar kapasitasnya mencukupi.

Pengawasan

Setelah berjalan sesuai dengan jalurnya maka pengawasan mulai dilakukan.

Seorang project manager perlu memiliki tolak ukur dalam setiap progress yang telah dijalankan agar bisa sesuai dengan apa yang direncanakan.

Pengawasan atau controlling juga dilakukan dengan tujuan apabila suatu waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan maka bagaimana caranya agar bisa sesuai dengan jalurnya.

Jika diperlukan perubahan atau pembenaran baik dari segi kinerja ataupun pelaksanaan sistem.

Biasanya itu semua dapat ditemukan di tahapan ini. Intinya, pengawasan sangat dibutuhkan agar semua hal dapat terlaksana sesuai dengan rencana

Penutupan

Ketika semua proses telah dilaksanakan dan disetujui oleh stakeholder.maka proyek dinyatakan selesai.

Saat penutupan berlangsung, project manager akan menyelesaikan kontrak dengan pihak eksternal yang dilibatkan, membuat arsip dokumen-dokumen penting, dan juga membuat laporan proyek.

Meskipun begitu, manajemen proyek belum bisa dibilang rampung.

Pasalnya, terdapat proses kelanjutan seperti maintenance dan juga penyelesaian masalah-masalah yang ada

Skill yang Dikuasai dalam Project Management

Keberhasilan proyek yang dijalankan, keputusannya ada di tangan project manager.

Bisa dibayangkan apabila project manager tidak pandai memanfaatkan kesempatan yang ada dalam mengurus sebuah proyek.

Karena kalau tidak didukung dengan skill yang mumpuni maka proyek yang dijalankan akan terbengkalai.

Pastinya akan berdampak pada munculnya risiko yang terjadi dalam proyek dan mempersempit ruang kesuksesan yang kita raih dalam menjalankan proyek.

Agar proyek kamu aman terkendali maka pastikan untuk memiliki skill berikut agar menjadi project manager

Motivasi yang Tinggi

Dalam menjalankan sebuah proyek pasti ingin proyek yang kita jalankan berjalan lancar dan cepat selesai.

Nah, sebagai seorang project manager maka dia adalah orang yang mampu memberikan energi positif dan selalu memastikan bahwa semangat timnya tinggi dan punya motivasi yang kuat.

Secara langsung, project manager yang mampu membangun motivasi tinggi dalam tim juga berpengaruh pada suasana kerja yang lebih bahagia, sehat, dan produktif.

Manajemen Risiko

Dalam melakukan proyek apapun maka segala kemungkinan bisa terjadi.

Merencanakan proyek yang matang beserta alternatif dan minimalisir potensi risiko suatu proyek pastinya mencerminkan bahwa inilah skill yang harus dimiliki oleh project manager.

Walaupun mereka sudah merancang dan melakukan kalkulasinya diawal namun segala halangan bisa saja terjadi.

Skill ini penting dimiliki oleh seorang project manager dalam melakukan project management.

Karena dia adalah orang yang siap dalam menghadapi kondisi ketidakpastian dan segala risiko yang mungkin bisa muncul selama proyek berjalan.

Justru yang aneh sebenarnya apabila tidak mempertimbangkan risiko dengan matang maka proyek yang kita jalankan akan putus ditengah jalan.

Membangun Kepercayaan Tim

Penting juga untuk seorang project manager sebagai pemimpin untuk dapat mengutarakan keinginannya tanpa berbelit-belit.

Namun, mereka juga tetap mau menerima saran dari timnya.

Seperti mendengarkan kekhawatiran mereka, berempati dengan mereka, dan berusaha dengan sungguh-sungguh untuk menyelesaikan masalah yang mereka hadapi dalam proyek juga akan memberi anda kepercayaan tim.

Jadi sudah tahu kan bahwa project management sangat penting dalam merencanakan sebuah bisnis.

Tanpa adanya manajemen yang baik, maka proyek yang kamu kerjakan bakalan sia-sia dan terbengkalai.

Biar makin siap untuk menghadapi era digital, yuk persiapkan dirimu untuk belajar skill-skill baru dengan ikut Bootcamp dan Short Course langsung dari Rakamin Academy!

Untuk menjawab kebutuhan kamu, saat ini Rakamin Academy menyediakan pilihan kelas yang bisa kamu ikuti loh guys!

Mulai dari Business Intelligence, SEO, Data Science, Digital Marketing dan UI UX Design. Kalian bisa pilih sesuka hati kamu.

Pokoknya dijamin deh skill kamu bakalan bertambah, khususnya untuk kamu yang pengen banting setir ke bidang lainnya, boleh banget nih!

Jangan khawatir! kalian juga akan disediakan materi materi yang daging banget karena selalu mengikuti perkembangan zaman.

Apalagi dipandu dengan expert tutor yang kece dan pastinya berpengalaman di bidangnya!

Selain itu di akhir kelas kamu juga akan mendapatkan portofolio bukan hanya satu. Tapi tiga loh!

Tunggu apalagi yuk daftar sekarang dan kunjungi website Rakamin Academy untuk info selengkapnya yaa!