Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email, Auto Dibaca HRD!

Makin kesini, perkembangan era digital semakin memudahkan kita untuk melakukan berbagai aktivitas.

Salah satunya adalah mengirimkan lamaran kerja melalui email.

Bisa dibayangkan ya sobat Rakamin kalau di zaman dahulu kita harus berpanas-panasan dan menenteng amplop coklat yang berisikan berkas-berkas lamaran kerja.

Itupun kalau dapet min, kalau enggak dapet panggilan sedih rasanya.

Sekarang kalian cuma tinggal duduk manis di rumah, bahkan sambil rebahan pun bisa.

Hanya modal kuota internet, cv terbaru format pdf, surat lamaran kerja dan dokumen-dokumen softfile yang dibutuhkan sudah bisa mengirimkan lamaran kerja ke perusahaan incaran kamu.

Sangat beruntung bagi kalian semua yang merasakan canggihnya teknologi saat ini.

Bahkan kamu juga bisa mengirimkan lamaran kerja dalam satu waktu di banyak perusahaan sekaligus.

Dengan kamu mengirimkan lamaran kerja melalui email, pastinya HRD akan menghargai usaha dari calon kandidat yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan perusahaan.

Rekruter juga tidak perlu takut berkasnya terlambat.

Sebab akan ada notifikasi masuk untuk melihat siapa pengirimnya dan apa saja isi berkasnya beserta informasi tanggal dan waktu pengiriman.

Buat kalian nih, para jobseeker yang sedang looking for a job pastikan untuk baca artikel ini sampai selesai.

Mari kita cari tahu bareng-bareng hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika mengirim lamaran kerja melalui email?

1. List dan Persiapkan Berkas-Berkas yang Dibutuhkan

Hal pertama yang perlu kalian persiapkan adalah berkas lamaran.

Mana mungkin kalau misalnya kita tujuannya mau kirim email lamaran kerja tapi berkasnya nihil.

Pastikan kamu sudah tahu apa saja berkas-berkas yang nantinya dilampirkan melalui email lamaran kerja.

Berkas ini biasanya kembali lagi pada perusahaan tempat kamu melamar.

Regulasi tiap perusahaan juga beda-beda untuk jenis berkas yang akan diunggah.

Ada yang hanya meminta CV saja, ada juga yang meminta CV dan berkas pendukung misalnya pas foto, scan KTP, Scan KK, ijazah pendidikan terakhir dan lain sebagainya.

Ada juga yang biasanya melampirkan portofolio (biasanya berkas ini khusus untuk pelamar di bidang desain dan pekerjaan yang hubungannya dengan media).

2. CV is a must!

Selain berkas-berkas yang sifatnya berisi tentang data pribadi, biasanya CV merupakan berkas utama yang biasanya diminta di hampir semua perusahaan.

Kenapa bisa begitu? Yap, karena melalui CV rekruter bisa melihat gambaran dari calon pelamar.

Dari CV nantinya akan ketahuan kira-kira calon pelamar ini fit in tidak sih dengan persyaratan perusahaan.

Makin kesini, penyaringan CV sudah semakin canggih.

Sebab banyak perusahaan sudah mulai menggunakan ATS (Applicant Tracking System) untuk menyeleksi calon kandidat.

Siapa yang hampir mendekati persyaratan pelamar berdasarkan kata kunci yang diketikkan dalam CV maka kandidat tersebut berpeluang untuk masuk ke tahap selanjutnya.

Pastikan juga CV yang kamu buat sebaiknya diupdate tiap enam bulan sekali agar lebih berkualitas dan rekruter bisa melihat perkembangan dari calon pelamar.

CV yang kamu buat juga boleh disesuaikan dengan bidang pekerjaan yang kamu lamar.

3. Pastikan Menggunakan Alamat Email yang Pantas

Poin ini merupakan poin yang paling penting.

Pastikan untuk menggunakan alamat email yang pantas dan sesuai dengan nama si calon pelamar.

Hindari penggunaan alamat email yang terkesan alay dan membuat rekruter sukar untuk membaca.

Contoh [email protected]. Penggunaan alamat email yang terkesan tidak formal menyebabkan penilaian HRD menjadi bias kepada si pelamar.

Apakah memang benar-benar niat untuk melamar atau tidak sih. Hal ini bisa masuk ke dalam first impression HRD.

Mereka sebelum bertemu calon kandidat saat interview, pasti melihat dulu siapa pengirimnya.

Kalau alamat email susah dibaca, gimana HRD mau keep in touch sama berkas lamaran kamu.

Sebenarnya kesalahan sepele sih temen-temen, tapi jangan sampai diremehkan.

4. Berkas Lamaran Tidak Lebih dari 1 MB

Oke, kuyakin pas kalian baca poin ini mungkin bertanya-tanya.

Emang nggak boleh ya kalau berkasnya lebih dari 1 MB? Alasannya apa ya kalau boleh tahu.

Sederhananya begini, ukuran file yang kalian kirimkan ke dalam berkas lamaran kerja akan berpengaruh terhadap kemudahan rekruter dalam melakukan unduh berkas.

Semakin besar ukuran berkas lamaran yang kalian kirimkan, semakin lama juga waktu unduh berkas yang dilakukan oleh rekruter.

Bisa dibayangkan kalau kamu kirim berkas portofolio 10 MB apa ga mati kutu itu nunggunya kelamaan.

Apalagi dengan banyaknya berkas yang masuk pastinya rekruter tidak punya banyak waktu karena mereka cuma melihat berkas kalian hanya sebentar.

Saran mimin, apabila berkas kalian diatas 1 MB lebih baik ukurannya dikecilkan atau dikompress.

Dengan ukuran berkas yang lebih kecil pastinya kerja HRD jadi lebih ringan dan mengurangi pemborosan kuota.

5. Perhatikan Format Pengiriman Berkas Lamaran

Poin ini sering terjadi juga apabila file berkas yang kamu siapkan dijadikan satu dalam bentuk zip atau rar.

Seringkali ini menyulitkan rekruter untuk melakukan unduh berkas kandidat.

Kenapa? Proses extract file dari zip/rar ke dokumen asli pastinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

Belum lagi memindahkan data dari email ke dalam database mereka.

Hal ini pastinya membuat HRD kebingungan karena tidak bisa cek langsung dan butuh waktu ekstrak file lebih lama.

Saran mimin, lebih baik urungkan niat untuk melakukan pengiriman berkas dalam bentuk rar.

Kalau bisa dibuat masing-masing file saja agar HRD bisa langsung melihat aplikasi lamaran kamu.

Biasanya file lamaran bisa dikirimkan kepada HRD dalam bentuk pdf atau doc.

6.Tulis Subjek Email Jangan Kosong!

Hal yang paling menjengkelkan adalah ketika pelamar tidak menuliskan subjek dalam berkas lamaran kerja.

Atau bisa jadi pelamar sudah menuliskan subjek tapi kurang jelas peruntukannya kepada siapa.

Disini subjek merupakan bagian yang paling penting dari email namun sering diabaikan oleh banyak pelamar.

Apalagi tulisannya NO SUBJECT apa nggak bikin naik darah kurasa.

Mereka akan menerima berkas kalian satu persatu. Tapi ketika tidak menuliskan subjeknya, otomatis HRD akan langsung say goodbye ke aplikasi lamaran kamu.

Mereka pasti mengira bahwa email nyasar dan tidak tahu apa tujuannya.

Saran mimin, perhatikan dengan jeli informasi lowongan kerja yang kalian dapatkan.

Biasanya akan ada format khusus terkait dengan penulisan subjek email ini.

Pada umumnya mereka biasanya mensyaratkan untuk menulis subjek dengan format nama pelamar-posisi. Contoh Asha Tiara - Paid Ads Specialist. Tapi, balik lagi masalah format subjek dikembalikan lagi ke perusahaannya.

Nah, ini mimin kasih contoh salah satu informasi lowongan kerja dari Rakamin yang biasanya mensyaratkan format khusus di bagian subjek Email.

Ingat ya, tulis subjek email secara jelas.

Jangan Kosong! Pastikan penggunaan tulisan pada kolom subjek tidak terlalu panjang.

Kalau panjang, bisa dipindahkan ke body email.

7. Isi Body Email dengan Perkenalan Singkat

Sekarang kita masuk ke dalam body email. Selain subjek email, penjelasan pada body email juga penting.

Disini kamu bisa menceritakan langsung kepada rekruter atau yang menerima email untuk menyatakan bahwa kamu memang ingin melamar di posisi dan perusahaan sesuai dengan informasi yang tertera pada lowongan kerja.

Kamu bisa berikan perkenalan singkat tentang siapa kamu, kemudian jelaskan juga maksud dan tujuan kamu untuk melamar posisi ini.

Misalnya posisi ini ternyata cocok dengan pengalaman kerja kamu sebelumnya.

Jelaskan juga tentang riwayat pekerjaan kamu yang berkaitan dengan posisi yang kamu lamar.

Sebelum HRD melihat CV kamu maka pastikan kamu jelaskan poin riwayat ini di body email.

Jangan lupa kamu bisa akhiri penjelasan di body email dengan mencantumkan kontak yang dapat dihubungi oleh rekruter untuk mengabarkan kepada kandidat terkait proses seleksi selanjutnya.

Biasanya bagian ini disebut dengan signature dalam body email.

Berikut adalah contoh dari penulisan body email yang baik dan benar versi mimin Rakamin.

Note: Body Email ini bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan posisi yang ingin kamu lamar.Gambar ini hanya contoh saja.

8. Jadwalkan Waktu Pengiriman

Apabila semua berkas telah siap maka silahkan atur jadwal untuk melakukan pengiriman lamaran kerja melalui email.

Pastikan untuk memilih waktu yang tepat dalam mengirimkan email lamaran kerja.

Diusahakan dikirim pada hari dan jam kerja.

Idealnya di Indonesia sendiri, jam kerja yang berlaku dimulai dari jam 08.00 hingga 16.00 WIB.

Ada beberapa waktu-waktu khusus (prime time) yang biasanya digunakan oleh pelamar untuk bisa mengirimkan berkasnya nih.

Pastikan kamu kirim berkas email lamaran kerja kamu pada jam 10.00 - 11.00 WIB.

Sebab asumsi mimin, waktu ini sangatlah pas karena mendekati jam istirahat kantor.

Kamu juga bisa kirim berkasnya pada pukul 14.00 - 15.00 WIB karena pada jam ini merupakan jam menuju pulang kantor.

Hindari pengiriman berkas diluar waktu berikut untuk meminimalisir berkas kamu tidak dibaca.

Misalnya pada pagi hari, malam hari bahkan tengah malam.

Namun terkadang kita juga tidak akan pernah tahu kapan berkas kita dibaca.

So. Pastikan untuk prepare semuanya dari penyiapan berkas hingga pengiriman berkas melalui email.

Lagi-lagi tergantung perusahaan mengenai waktu pengiriman.

Ada pembukaan lowongan yang memang open candidate disertakan dengan due date (deadline pengiriman), ada juga yang tidak.

Jadi sebisa mungkin terapkan prinsip anget-anget kuku.

Ketika informasi lowongan kerja itu dibuka dan masih anget infonya, langsung kamu kirim berkasnya diawal-awal pembukaan lowongan.

Apabila kamu mengirimkan di akhir maka bisa dipastikan HRD sudah beranjak ke dalam tahap penyaringan shortlisted candidate.

Untuk nantinya maju ke tahap wawancara bila dirasa beberapa kandidat sudah memenuhi kebutuhan yang diinginkan perusahaan.

Namun, kamu tidak perlu khawatir karena sekarang Gmail punya fitur khusus untuk melakukan jadwal pengiriman.

Caranya gampang banget, simak video berikut ini ya!

Gimana tipsnya bermanfaat banget bukan?

Nah, soal kirim lamaran kerja kan pasti butuh skill tuh buat tambah-tambah di CV kamu?

Kira-kira sudah punya skill belum nih untuk bisa bersaing ke industri?

Kalau belum, tunggu apalagi sobat Rakamin. Yuk ikut Bootcamp dan Short Course bareng Rakamin Academy!

Untuk menjawab kebutuhan kamu, saat ini Rakamin Academy menyediakan pilihan kelas yang bisa kamu ikuti loh guys!

Mulai dari Business Intelligence, SEO, Data Science, Digital Marketing dan UI UX Design. Kalian bisa pilih sesuka hati kamu.

Pokoknya dijamin deh skill kamu bakalan bertambah, khususnya untuk kamu yang pengen pindah haluan ke bidang digital marketing, boleh banget nih ambil kursusnya!

Keunggulannya, kamu bisa mendapatkan materi-materi dari expert tutor yang berpengalaman dibidangnya.

Karena  kurikulumnya udah disetarakan  dengan kurikulum yang disusun universitas top dunia.

Kamu juga akan mendapatkan sesi Coaching untuk disalurkan kerja dan mendapatkan tiga portofolio sebagai bahan konsiderasi dalam melamar kerja.

Yaudah apalagi yang mau tunggu? Segera daftar yuk sobat Rakamin!